Manuel de la maille PreMV/Système de prise de décision

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Proposition : Comment nous prenons nos décisions

Distinction entre les prises de décision EN DIRECT et EN LIGNE


Autonomisation individuelle

Dans la mesure du possible, nous privilégions l'autonomisation individuelle, avec communication, plutôt que le consensus. Les individus sont :

  • libres de prendre des décisions pour un changement réversible à faible impact, qui n'exige pas de ressources de groupe (les niveaux de ces ressources restent à décider), et il leur est demandé de communiquer ces changements au groupe, le cas échéant
  • libres de prendre des décisions pour un impact moyen, un changement réversible, dans des domaines d'application définis, par exemple la traduction, le thème du site, etc.
  • pour les changements réversibles à impact moyen à élevé, utiliser le processus de conseil modifié*.


Accord de groupe

ÉTAPE 1 : Une personne ou un groupe crée une proposition. Elle est publiée en ligne.

Utiliser un outil de prise de décision en ligne (peut-être Loomio) qui facilite la mesure de la résistance (comme #Consentement rapide*)

ÉTAPE 2 : avec des niveaux de résistance inacceptables*, une personne qui a une résistance substantielle crée une nouvelle proposition et commence un autre processus de prise de décision en ligne. Un sous-groupe pourrait également être formé au lieu qu'une personne crée une nouvelle proposition. (p. ex. une ou plusieurs personnes avec un facteur de résistance de deux. Résistance collective supérieure à 40% du groupe)

ÉTAPE 3 : Si, à ce stade, aucun accord n'a été conclu, nous nous rapprochons d'un facilitateur pour soutenir un processus de facilitation convergente.


Silence = acceptation ?

Demande : qu'une réponse soit donnée à tout moment lorsqu'une proposition est faite - même si la réponse est " je ne réponds pas " pour reconnaître que la proposition a été vue. Après une non-réponse (silence) de 3 jours, le proposant essaiera proactivement d'établir le contact.


Communiquer la propriété et le statut des tâches

Lorsque nous travaillons sur la même ressource partagée, nous avons un moyen de "verrouiller les fichiers", afin d'éviter la duplication ou la confusion. La stratégie actuelle consiste à utiliser une feuille de calcul des tâches ; chaque tâche est attribuée à une personne qui indique si elle y travaille actuellement et la dernière fois qu'elle l'a mise à jour. Si quelqu'un souhaite travailler sur la même tâche et qu'elle est verrouillée, on lui demande de contacter le membre de l'équipe affecté pour lui demander de collaborer. Si la personne ne peut être contactée pendant " 2 jours " et que la tâche sur la feuille de calcul n'a pas été mise à jour pendant " plus d'une semaine ", une personne peut la reprendre (en l'indiquant comme telle sur la feuille de calcul). Pour une tâche urgente, ces temps se résument à 1 jour, et 2 jours.


Conseil de mise en œuvre

Une représentation du groupe de la pré-maison virtuelle devient membre du Conseil de mise en œuvre sans pouvoir de décision tant qu'il n'est pas devenu un Partenaire de transition. Leur contribution sera examinée avec la même importance par le Conseil que celle des membres du Conseil. Leur rôle est de communiquer entre les deux groupes.


Appendice

Consentement rapide

Version en personne : Les gens répondent à une proposition avec 3 options :

  • silence (accord)
  • 1 doigt vers le haut (résistance mineure)
  • 2 doigts vers le haut (résistance majeure)

La résistance est calculée (par exemple 2 personnes avec 1 doigt vers le haut, et 1 personne avec 2 doigts vers le haut, = Résistance de 4. Dans un groupe de 5 personnes, il y aurait un maximum de 10 doigts, donc une résistance de 40%.


Processus d'avis modifié

(copié depuis IntPl-E2-Governance)

Les décisions individuelles sont prises en utilisant une version modifiée du processus de conseil tel que défini par Frédéric Laloux, auteur de Reinventing Organizations. Dans l'original, une personne est invitée à prendre toute décision, à condition qu'elle ait demandé conseil aux personnes spécifiquement touchées par la décision ainsi qu'à celles qui possèdent l'expertise pertinente. Ces conseils sont toujours considérés comme non contraignants, quelle que soit la personne qui les donne. La modification est que toute personne dans le processus de conseil -- la personne qui demande un conseil ou toute personne qui donne un conseil -- est la bienvenue pour demander un processus décisionnel de groupe, et cette demande est contraignante. Cela pourrait se produire si les enjeux sont particulièrement élevés, s'il y a une controverse au sujet de la décision ou pour toute autre raison réfléchie. Lorsqu'une demande de prise de décision de groupe est présentée, la personne qui en fait la demande et l'auteur de la décision proposée décident ensemble qui doit être inclus dans ce processus en fonction de leur compréhension de qui serait touché et de qui possède l'expertise pertinente.


Notes originelles de la rencontre du 29 avril

Considerations:

  1. Uma: Different thresholds of participation for different decisions - big picture vs documents etc
  2. Bob: Align with what’s called for in NVC-O as much as possible; wanting to move away from consensus to individual empowerment, “safe enough to try” for low-impact reversible change; does it consume resources does it commit us to something that’s hard to undo
    1. Thresholds based on impact and reversibility, resource intensiveness
    2. Solid information/feedback flow within the group required
  3. Brent: would want clear guidance, like a checklist re: thresholds (i.e. re: how reversible, how much impact, how resource intensive mean I can go ahead or would need to use advice process)
  4. Brent: clear roles so that people are not working over each other (two people changing the same thing or duplicating work)
    1. Bob: also concerned re: roles leading to bottlenecks
    2. Brent: Metaphor: File-locking during editing
  5. Uma: would emphasize communication; and redundancy of roles
  6. Bob: want to play with the edge of ‘anyone can do anything’
  7. Brent: for task/proj mgt: using something with smallest/lowest learning curve; fan of using plain text or googledocs

Options/strategies

  1. Consensus
  2. Input required / ‘silence’ = approval or endorsement
  3. Gradients of agreement
    1. Agreement at a scale of 1-7 and stop to discuss further if anyone is at 5 or below.
  4. Advice process with the clarity of roles; certain Roles may not be able to make decisions on their own
  5. Rep Link with ImpC
  6. Convergent Facilitation process
  7. Spreadsheet for collective task/project management